5 biểu hiện giao tiếp kém bạn cần tránh trong các buổi họp

Bên cạnh quá trình làm việc thường ngày thì những buổi họp cũng là môi trường bộc lộ năng lực, kỹ năng mềm của bạn với cấp trên và đồng nghiệp. Vì thế sẽ rất tai hại nếu bạn không biết khắc phục những thói quen giao tiếp kém dưới đây vì nguy cơ khiến cuộc họp không mang lại hiệu quả cao nhất cho bạn và đồng nghiệp.  

Tùy tiện cắt lời người khác 

Cắt lời người khác được xem là hành vi thiếu lịch sự trong các cuộc phỏng vấn tìm việc làm tại nhà hay trực tiếp, trong các cuộc họp thậm chí là các cuộc gặp gỡ thông thường.   

Không ít người cho rằng chỉ nên im lặng lắng nghe cấp trên, còn đối với đồng nghiệp thì cắt lời là điều bình thường. Suy nghĩ này là hoàn toàn sai lầm khi nó đang gián tiếp thể hiện rằng bạn đang thiếu tôn trọng lười nói của người khác. Đặc biệt là đối với những môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại thì thói quen này sẽ rất dễ khiến bạn bị xem là ngạo mạn và ngay lập tức gây khó chịu đến những người xung quanh. 

Vì thế hãy, chờ đợi khi người khác ngưng nói hoặc kết thúc bằng câu “Tôi xin hết”, khi đó bạn có thể bắt đầu đưa ra ý kiến của mình trong buổi họp.

Không đưa ra ý kiến

Nếu tranh giành lượt nói được xem là bất nhã thì thói quen im lặng hoặc tránh né đóng góp bất kỳ ý kiến gì trong suốt buổi họp thì cũng là dấu hiệu của giao tiếp kém. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thói quen này, đó có thể là do bạn sợ mắc sai sót, bạn không hiểu gì về cuộc họp, bạn chỉ muốn trình bày riêng với cấp trên,… Thế nhưng dù là lý do gì đi nữa thì việc duy trì điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cuộc họp, đồng thời khiến bạn mất đi cơ hội được chia sẻ, đóng góp vào mục tiêu chung.

Bạn có thể khắc phục bằng cách soạn ra trước nội dung và đọc nó khi có cơ hội, mạnh dạn đặt câu hỏi ở những điểm chưa rõ để có nắm bắt nhanh chóng nội dung cuộc họp.

Tranh cãi quá gay gắt 

Tranh luận là một phần không thể thiếu trong các cuộc họp, nhất là khi cần thống nhất những ý kiến, đề xuất phương án. Chất lượng cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào những thảo luận này. Tuy vậy, thảo luận khác với tranh cãi và xung đột khi bạn có những lời nói hoặc hành vi thiếu chuẩn mực đối với đồng nghiệp hoặc cấp trên. 

 Khả năng kiểm soát và làm chủ bản thân luôn được đề cao trong các cuộc họp nếu không muốn xảy ra xích mích cá nhân hay tệ hơn là mâu thuẫn nội bộ. Vì vậy, tinh thần chuyên nghiệp sẽ cần được rèn luyện để dù ở trong bất kỳ tình huống căng thẳng nào bạn vẫn chủ động xử lý một cách đúng mực.

Không thể hiện sự tập trung

Làm việc riêng, xao lãng khi người khác đang trình bày đều được xem là không thể hiện sự tập trung trong buổi họp. Thói quen tai hại này gây ra nhiều phiền toái hơn bạn nghĩ khi mà nó sẽ khiến bạn trở nên hoang mang khi được mời đưa ra ý kiến. Rất dễ để phát hiện một người thiếu tập trung khi tham gia cuộc họp, điều này ảnh hưởng không tốt đến không khí chung, gây ra tình trạng mơ hồ, bị động rất đáng lo ngại. Để cải thiện điều này, bạn có thể sử dụng những bí quyết như nói không với thiết bị cá nhân, thường xuyên giao tiếp bằng mắt, ghi chú những thông tin quan trọng.

Chuẩn bị sơ sài 

Trước mỗi cuộc họp luôn đòi hỏi những người tham gia phải chuẩn bị tài liệu, nội dung trình bày của mình để bảo đảm tiến trình và chất lượng chung. Thói quen chuẩn bị sơ sài, hời hợt thường thấy ở những nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm và không thấu hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này.  

Tất cả mọi người trong cuộc họp đều muốn lắng nghe bản báo cáo, thuyết trình hoàn chỉnh của bạn một cách nhanh nhất chứ không phải chỉ là dàn ý sơ lược hay những thông tin không liên quan thể hiện khả năng giao tiếp kém. Vì thế khi có cơ hội được trình bày và chia sẻ, hãy tận dụng và tạo ấn tượng với mọi người bằng sự chuẩn bị kỹ càng, chu đáo.

Tiến Huy

Xem thêm các bài viết cùng chủ đề với bài viết (phía trên):

5 biểu hiện giao tiếp kém bạn cần tránh trong các buổi họp